Dell’articolo 39 si parla spesso, perché riguarda le persone. Dell’articolo 40 molto meno, e il risultato è che ogni anno delle organizzazioni di volontariato pagano di tasca propria spese che avrebbero potuto farsi rimborsare.
Chi chiede, e per cosa
Qui il soggetto non è il volontario: è l’organizzazione. Sono le spese che l’associazione ha effettivamente sostenuto per svolgere l’attività autorizzata, e che senza quell’attività non avrebbe sostenuto.
Rientrano, documentate voce per voce:
- Carburante e pedaggi dei mezzi impiegati
- Vitto e, dove previsto, alloggio dei volontari
- Materiali di consumo utilizzati durante l’attività
- Riparazione dei mezzi e delle attrezzature danneggiate, e reintegro di quelle perse o divenute inservibili
- Noleggi e prestazioni acquisite per l’attività
La regola che tiene insieme l’elenco: dev’essere una spesa riferibile a quella specifica attivazione, documentata, e sostenuta dall’organizzazione. Le spese ordinarie di funzionamento non c’entrano.
Il termine dei due anni
È il punto che manda perse più domande di qualunque altro: la richiesta va presentata entro due anni dalla conclusione dell’attività.
Due anni sembrano moltissimo, ed è esattamente per questo che è pericoloso. Un’attivazione di novembre finisce in fondo a un raccoglitore con le fatture ancora da mettere in ordine, e riemerge quando qualcuno svuota l’armadio — cioè quando il termine è passato da sei mesi. Nessuno l’ha dimenticata per negligenza: l’ha dimenticata perché non c’era una data che tornasse a bussare.
Il rimedio non è ricordarsene meglio. È che ogni attivazione chiusa abbia, dal primo giorno, una scadenza scritta accanto.
Tre errori che si vedono spesso
Le pezze d’appoggio raccolte alla fine
Lo scontrino del carburante di un mezzo impiegato tre mesi fa, a emergenza finita, non lo trova più nessuno. Le ricevute vanno associate all’attivazione mentre l’attivazione è aperta, anche solo fotografandole.
Le voci aggregate
«Spese varie: 480 euro» è la riga che fa tornare indietro la pratica. Serve la voce analitica: cosa, quando, quanto, con quale documento.
Il danno al mezzo non dichiarato subito
Un’attrezzatura che si rompe durante l’attività è rimborsabile, ma il collegamento fra il danno e l’attivazione va documentato quando accade. Sei mesi dopo diventa un’affermazione, e un’affermazione non è una pezza d’appoggio.
Una precisazione doverosa. Questo è il quadro nazionale. Le procedure sono regionali: modulistica, portali, termini interni e ordine dei passaggi li stabilisce la vostra Regione. In caso di dubbio fanno fede la norma e la vostra struttura regionale, non questa pagina.
Come lo gestisco io
In EmerDesk — il sistema di sala operativa che metto a disposizione gratuitamente delle associazioni — le spese Art. 40 si inseriscono per voci analitiche legate all’attivazione, e il termine dei due anni è verificato dal sistema invece che ricordato da qualcuno. La pratica passa per un percorso di approvazione ed esce in PDF pronta da protocollare.
Il dettaglio è nella pagina dedicata ai benefici di legge.