Chi si avvicina all’Incident Command System si trova davanti a una famiglia di moduli numerati — 201, 202, 203, 204 — e alla sensazione che siano burocrazia americana importata. Il 201 è quello da capire per primo, ed è anche quello che chiarisce a cosa serva tutto il resto.
Cos’è: il passaggio di consegne, messo per iscritto
Il nome ufficiale è Incident Briefing. Nasce da una situazione precisa: nelle prime ore di un evento comanda chi è arrivato per primo, e quando arriva una struttura più strutturata — o semplicemente il turno successivo — tutto quello che il primo sa è nella sua testa.
Il 201 è il foglio che trasferisce quel patrimonio senza perderlo. Non è un rapporto per gli archivi: è uno strumento operativo, e si compila mentre le cose accadono.
Cosa contiene
- Nome dell’evento e chi ha compilato il modulo, con data e ora
- Schizzo della mappa — dove si trova cosa: il punto dell’evento, i cancelli, l’area di ammassamento, le zone interdette
- Sintesi della situazione — cos’è successo e come sta evolvendo
- Obiettivi correnti — cosa si sta cercando di ottenere adesso
- Azioni in corso — cosa si sta facendo, in questo momento, per ottenerlo
- Organizzazione attuale — chi comanda e chi risponde a chi
- Riepilogo delle risorse — cosa è stato richiesto, cosa è arrivato, cosa è impiegato e dove
Sette voci. Nessuna è decorativa: se ne togliete una, chi subentra dovrà chiederla a voce.
La distinzione che si sbaglia sempre
Obiettivi e azioni non sono la stessa cosa, e confonderli svuota il modulo.
«Evacuare i piani terra di via Roma entro le 14:00» è un obiettivo: dice cosa deve essere vero alla fine, ed è verificabile. «Due squadre stanno bussando alle porte dei civici dispari» è un’azione: dice cosa si sta facendo adesso.
Chi legge il 201 ha bisogno di entrambe, e per ragioni diverse: gli obiettivi gli dicono dove sta andando la cosa, le azioni gli dicono cosa non deve interrompere. Un modulo con sei azioni e nessun obiettivo lascia il successore capace di continuare, ma incapace di decidere.
Come si compila davvero
Si scrive presto e male, non tardi e bene
Un 201 imperfetto compilato alle 07:00 vale infinitamente più di un 201 impeccabile compilato alle 13:00. Serve a chi subentra, e chi subentra arriva quando arriva.
Lo schizzo si fa a mano
Non serve una cartografia: serve che chi guarda capisca dove sono le cose. Una mappa stampata con sopra tre cerchi e due frecce fa il suo lavoro meglio di una descrizione a parole lunga mezza pagina.
Le risorse si contano quando arrivano, non quando servono
La riga del riepilogo risorse va aggiornata all’arrivo di ogni squadra. Ricostruirla dopo è il modo più rapido per scrivere un numero sbagliato su un documento che qualcuno userà per decidere.
E gli altri moduli?
Il 201 copre le prime ore. Quando l’evento dura, la sua materia si divide fra moduli più specializzati: il 202 prende gli obiettivi del periodo operativo, il 203 l’organizzazione, il 204 gli incarichi assegnati alle singole squadre, il 205 il piano delle comunicazioni radio, il 206 quello sanitario. Il 209 è il riepilogo di situazione che si manda ai livelli superiori, il 214 il registro delle attività.
Detto altrimenti: il 201 è il seme da cui germogliano tutti gli altri. È il motivo per cui vale la pena imparare quello per primo, anche se non userete mai il resto della famiglia.
Come lo gestisco io
In EmerDesk — il sistema di sala operativa che metto a disposizione gratuitamente delle associazioni di volontariato — i moduli ICS 201, 202, 203, 204, 205, 206, 209 e 214 sono digitalizzati: si compilano dalla scheda dell’evento, sono versionati, si confrontano fra versioni e si esportano in PDF. Il 201 in particolare si precompila con quello che il sistema già sa — nome dell’evento, punto sulla mappa, organigramma e risorse impiegate — così scriverlo presto costa davvero poco.