Le obiezioni vere, quelle che un consiglio direttivo si fa a voce dopo aver letto. Se non ci sono risposte scritte, le risposte se le danno da soli — e se le danno male.
Quanto costa?
Niente. Non c’è una versione gratuita limitata che poi diventa a pagamento: il sistema che vi do è quello completo. Se un domani dovesse cambiare qualcosa, ve lo direi con largo anticipo e i vostri dati resterebbero comunque vostri.
Dove stanno i nostri dati?
Su un server che gestisco io, in Europa, con collegamento cifrato. Ogni associazione ha la propria sala operativa e vede soltanto i propri dati: l’isolamento non è una questione di buone intenzioni, è come è costruito il sistema, e c’è una batteria di controlli automatici che verifica proprio questo a ogni modifica. Se preferite che i dati stiano fisicamente da voi, il sistema si installa su una vostra macchina.
I backup sono programmati e si possono copiare anche in un altro luogo — un disco, un server SFTP, uno spazio S3 — cifrati con una parola chiave che tiene l’ente: chi prende la copia senza quella parola non legge niente, e chi la perde perde i backup. Ogni settimana il sistema prova da solo a ripristinare l’ultimo backup, e se qualcosa non va lo dice.
Chi può leggere i nostri dati, tu compreso?
Da amministratore del server tecnicamente potrei accedere alla base di dati: è vero per chiunque ospiti un sistema, e chi vi dice il contrario non vi sta dicendo la verità. Quello che posso garantire è che non lo faccio se non me lo chiedete voi per un’assistenza, che ogni operazione fatta dall’interfaccia finisce nel registro — un registro in cui ogni riga è legata alla precedente, così che toglierne o cambiarne una si vede —, e che il modo per togliere anche questa possibilità esiste ed è l’installazione presso di voi.
E la privacy dei volontari?
I dati dei volontari servono a una finalità precisa e dichiarata: gestire turni, presenze e rimborsi. Il titolare del trattamento siete voi, io sono il fornitore del servizio, e questo si mette per iscritto prima di cominciare — non dopo. Registro delle operazioni, backup, cancellazione dei dati ed esportazione ci sono tutti. Alcune scelte sono fatte apposta: l’attestato con il codice fiscale non viene conservato sul server, l’assistenza alla popolazione registra solo numeri e mai nomi, il pacchetto offline non contiene codici fiscali. Una conservazione dei dati dei volontari per tempi configurabili e l’esportazione dei dati di una singola persona con un clic, invece, non ci sono ancora.
Serve qualcuno che se ne intenda di informatica?
No, se lo ospito io: vi mando un indirizzo e delle credenziali, si entra da un browser. Le cose da impostare all’inizio le imposto io con voi in una chiamata. Serve invece una cosa che l’informatica non risolve: qualcuno dentro l’associazione che se ne prenda cura. Senza quella persona, qualunque sistema si spegne in tre settimane.
Quanto ci mettono i volontari a impararlo?
Chi deve solo scrivere il diario e consultare gli eventi è operativo in un quarto d’ora. Chi gestisce turni, presenze e rimborsi ha bisogno di una sessione di un’ora. Le parti complesse si imparano quando servono, e possono restare spente finché non servono.
Dobbiamo per forza usarlo tutto?
No, ed è meglio di no. Si comincia da eventi, diario e risorse. Turni e benefici di legge quando quei tre sono entrati nell’abitudine. Un sistema acceso al venti per cento e usato davvero vale infinitamente più di uno acceso al cento per cento e abbandonato.
E se domani ti stufi, o ti succede qualcosa?
È la domanda giusta, ed è quella che di solito nessuno osa fare. I dati sono esportabili integralmente in qualunque momento, e non hanno bisogno di me per essere letti: sono in PostgreSQL, un formato standard che qualunque tecnico sa aprire. Il sistema si installa altrove con Docker e una procedura documentata. E i documenti che produce — i PDF del diario, dei rimborsi, dei moduli ICS — sono file vostri, che restano leggibili anche se il sistema sparisce.
Non vi sto chiedendo di fidarvi di me. Vi sto chiedendo di provare una cosa da cui potete uscire quando volete.
E se il server si ferma proprio durante un’emergenza?
È la prima domanda di ogni responsabile di sala, ed è giusta. Senza server EmerDesk non si usa: non c’è una versione che lavora a rete assente. Quello che c’è è un pacchetto offline che il sistema rigenera da solo più volte al giorno e a ogni nuovo evento: un PDF da stampare e una pagina che si apre in qualunque browser senza rete, con l’ultimo numero di protocollo e il primo da usare su carta, gli eventi aperti con le ultime voci di diario, la rubrica, i mezzi, le aree e le procedure. Va scaricato prima, e tenuto dove lo si trova anche a server spento. Quando il server torna, quello che si è scritto su carta si riporta nel registro.
L’intelligenza artificiale decide qualcosa?
No. È facoltativa, e quando è accesa riassume testi scritti da persone e suggerisce: una sintesi del punto di situazione in cui ogni frase cita il protocollo da cui viene, un suggerimento di categoria per una segnalazione. Non inventa numeri, non fa previsioni, non cambia niente da sola: l’operatore legge, corregge e decide, e il documento lo firma lui. La lettura delle segnalazioni dei cittadini è spenta di serie, e quando si accende non vengono mandati nome, telefono, indirizzo, posizione né foto del cittadino.
Funziona sul telefono?
Sì: l’interfaccia si adatta agli schermi piccoli e si installa come un’applicazione, ma ha bisogno del server. Un’app dedicata agli operatori sul campo, che funzioni anche senza rete, non c’è ancora. L’app per i cittadini, quella delle segnalazioni con foto e posizione, è costruita ed è nella prova chiusa che Google richiede prima della pubblicazione: sullo store non c’è ancora.
Possiamo chiedere modifiche?
Sì, ed è il motivo per cui ve lo propongo. Le cose piccole si fanno in giorni, le grosse si discutono. Quelle che servono a voi e serviranno anche agli altri hanno la precedenza: è il vantaggio di essere fra i primi a usarlo.
Cosa ci chiedi in cambio, davvero?
Che lo usiate sul serio e che mi diciate cosa non va. Un sistema come questo migliora solo grazie a chi lo usa in una sala vera, con la pioggia fuori e il telefono che squilla. Questo è tutto, e non c’è un secondo fine più avanti.