EmerDesk è un sistema di sala operativa per la protezione civile: eventi, diario protocollato, risorse, turni e rimborsi Art. 39 tenuti insieme mentre l’attivazione succede, non ricostruiti dopo.
L’ho costruito io. È in esercizio, non è un progetto. E lo metto a disposizione delle associazioni di volontariato gratuitamente, ospitato sul mio server: non dovete installare niente.
Il problema non è che mancano le informazioni
È che sono sparpagliate. Il diario è su un quaderno, e chi arriva al cambio turno deve farselo raccontare. I turni sono su un foglio di calcolo che una sola persona sa aggiornare. Le presenze passano da un gruppo WhatsApp e nessuno le conta finché non servono. Lo stato dei mezzi è nella testa di chi li ha assegnati.
Funziona, perché ci sono persone che tengono insieme i pezzi con la memoria e la buona volontà. Ma costa tre cose.
Il passaggio di consegne
Ogni cambio turno riparte da un racconto a voce, e qualcosa si perde ogni volta.
Le comunicazioni che contano
Chi ha disposto il preallarme, e quando? A che ora è partito il punto di situazione per la Prefettura, e con quali numeri? Chi ha letto il messaggio ai capisquadra? Sono le domande che arrivano dopo, e la risposta di solito è «mi pare».
Il dopo
Quando l’emergenza finisce arriva la parte che nessuno ama: ricostruire chi c’era, in che giorni, con quale mezzo, per compilare i rimborsi Art. 39 e la rendicontazione Art. 40. Si passano serate a rileggere chat e quaderni per rimettere in fila cose che erano già successe sotto gli occhi di tutti.
Cosa fa
In sala
Ogni evento ha una scheda, un punto sulla mappa, una gravità e una storia. La carta operativa mostra tutti gli eventi aperti insieme, con le strade chiuse e i posti di blocco, e si stampa in PDF con la legenda. Il diario si scrive lì dentro, e ogni voce riceve un numero di protocollo automatico con la sigla della sala, per sala e per anno: quando qualcuno chiederà «cos’è stato scritto il 14 alle 23:40», la risposta esiste e ha un numero.
In cima a ogni schermata c’è la situazione della sala — eventi attivi, allerta, segnalazioni nuove, messaggi da confermare — e in pagina iniziale la coda delle cose da fare adesso. Il cambio turno ha il suo passaggio di consegne, che il sistema precompila e che entra nel registro quando chi subentra lo accetta.
Le decisioni e i documenti
La fase operativa — attenzione, preallarme, allarme — si registra con chi l’ha disposta e con quale atto: il sistema propone le procedure di quella fase, ma non la cambia mai da solo. Ordinanze e decreti hanno il loro registro degli atti, con scadenze e revoche: EmerDesk registra l’atto, non lo scrive. Le aree di accoglienza registrano presenti, posti letto e pasti turno per turno, solo numeri e mai nomi.
Il punto di situazione per Prefettura e Regione si precompila con i numeri dei registri, ciascuno con la sua fonte; un dato che manca si legge «non disponibile», mai zero. La sala aggiunge la propria valutazione ed emette: da quel momento il documento non si modifica più, e una correzione è il punto successivo. I messaggi critici entrano nel registro da soli, e chi non conferma viene richiamato.
Le persone e i mezzi
Anagrafica di volontari, mezzi e attrezzature con lo stato di ciascuno. Turni su calendario settimanale con modelli riutilizzabili, conflitti e copertura minima segnalati dal sistema. Accanto, reperibilità e richieste di indisponibilità con approvazione.
I benefici di legge
Le attivazioni con le presenze giorno per giorno. Da lì escono i rimborsi Art. 39 per dipendenti e autonomi — con il tetto giornaliero e i limiti sui giorni consecutivi e annui già dentro — e la rendicontazione Art. 40 delle spese, con la verifica del termine dei due anni e l’inoltro a Regione o DPC registrato con il suo protocollo. Percorso di approvazione ed export PDF pronto da protocollare.
Per ogni volontario lavoratore esce l’attestato di partecipazione da consegnare al datore di lavoro, calcolato dalle presenze e numerato per sala e per anno: se le presenze vengono corrette, il nuovo attestato dichiara quale sostituisce. Accanto, il registro delle spese sostenute dall’ente durante l’evento, esportabile in Excel.
È la parte che si ripaga da sola alla prima attivazione. Le presenze sono già state registrate mentre le persone erano lì. Non c’è niente da ricostruire.
Il metodo
Struttura di comando ICS per evento, periodi operativi con obiettivi e brief, modulistica ICS 201, 202, 203, 204, 205, 206, 209, 214 versionata e stampabile. Le funzioni di supporto del metodo Augustus, con la denominazione giusta a seconda che si stia lavorando in un COC o in un CCS.
Ventidue procedure operative sono già dentro alla prima accensione: apertura del centro operativo, allertamento della popolazione, evacuazione, ricerca di una persona scomparsa, ondate di calore, blackout, incidente industriale. Sono scritte sulla dottrina — D.Lgs. 1/2018, direttive PCM, Augustus — e vanno adattate al vostro piano, non usate così: nessuno può scrivere da fuori quali sono le vostre sezioni idrometriche o i vostri recapiti. Aprendone una su un evento, le voci si spuntano una per una, con chi e quando, e il fascicolo di chiusura le riporta tutte.
Il territorio, prima che succeda
Il profilo di rischio di ogni comune — frane, alluvioni, popolazione esposta — dalla piattaforma pubblica IdroGEO dell’ISPRA, agganciato a tutti i 7.891 comuni italiani. Le aree di emergenza di attesa, accoglienza e ammassamento, georiferite e viste per territorio di competenza. Le risorse tipizzate secondo i moduli della colonna mobile, con un catalogo unico: perché una richiesta di rinforzo voglia dire la stessa cosa in tutte le sale.
Quello che arriva da fuori
I cittadini possono inviare segnalazioni da un’app — foto, video, posizione — instradate alla sala competente per quel punto e pronte da convertire in evento. Non solo emergenze: le tipologie le decidete voi, e possono comprendere le situazioni sociali e umanitarie di cui vi occupate già. L’app è nella prova chiusa che Google richiede prima della pubblicazione: sullo store non c’è ancora.
Se il server si ferma
Senza server EmerDesk non si usa: non c’è una versione che lavora a rete assente, e non ve la prometto. C’è invece un pacchetto offline che il sistema rigenera da solo più volte al giorno e a ogni nuovo evento: un PDF da stampare e una pagina che si apre senza rete, con in testa l’ultimo numero di protocollo e il primo da usare su carta, poi eventi aperti, fase dichiarata, rubrica, mezzi, aree e procedure. Va scaricato prima, e tenuto dove lo si trova a server spento.
I backup si possono copiare fuori dal server — un disco, un server SFTP, uno spazio S3 — cifrati con una parola chiave che resta all’ente, e ogni settimana il sistema prova da solo a ripristinare l’ultimo backup: se la prova non riesce, lo dice invece di risultare verde.
Documenti che reggono
Il registro delle operazioni è una catena: ogni riga è legata alla precedente, e modificarne o toglierne una si vede. Fascicolo di chiusura, registro, punto di situazione e attestati portano un’impronta, e dal sistema si verifica se un PDF è quello emesso o una copia modificata. Le esercitazioni si fanno sullo strumento vero ma restano separate: un protocollo loro, fuori dalle statistiche, la scritta «ESERCITAZIONE» sui documenti, e nessun mezzo tolto a un’emergenza vera.
L’intelligenza artificiale, con i suoi limiti
Facoltativa: va abilitata. Quando c’è, riassume testi scritti da persone e suggerisce: per esempio una bozza di sintesi del punto di situazione in cui ogni frase cita il numero di protocollo da cui viene. Non inventa numeri, non fa previsioni, non cambia niente da sola: l’operatore legge, corregge e decide, e il documento lo firma lui.
Una giornata in sala
Non succede niente di straordinario. È la giornata di sempre: la differenza è tutta alla fine.
- 06:20 — Allagamento in via Roma. Si apre l’evento: l’indirizzo diventa coordinate da solo, il punto si sposta con un dito se il civico è sbagliato. Chiunque apra il sistema lo vede.
- 06:25 — La prima voce di diario riceve il numero ODV/2026/00001, dove «ODV» è la sigla della vostra sala. Il protocollo non lo assegna una persona: lo assegna il sistema, nell’ordine in cui le cose sono accadute.
- 06:40 — Si sceglie chi risulta disponibile e si assegna il mezzo. Il furgone passa in «impiegato» e non può finire su un secondo evento finché non rientra. Le presenze partono a contare da adesso.
- 08:00 — Cambio turno. Il passaggio di consegne è già compilato dal sistema — eventi aperti, mezzi fuori con le ore, messaggi non confermati —; chi esce aggiunge solo quello che il sistema non può sapere. Chi entra legge, accetta, e l’accettazione finisce nel registro con l’ora.
- 09:40 — Il Sindaco dispone il preallarme. L’operatore lo dichiara con chi l’ha disposto e con quale atto; nel registro c’è una voce con il suo numero. Il sistema propone le procedure di quella fase, quali aprire lo decide la sala.
- 18:00 — La Prefettura vuole il quadro. Il punto di situazione ha già dentro risorse impiegate, persone assistite, strade chiuse e atti, ognuno con la sua fonte; la sala scrive la propria valutazione ed emette il n. 3.
- 19:00 — Messaggio critico ai capisquadra, con conferma di lettura esplicita. Chi non conferma dopo un quarto d’ora riceve di nuovo l’avviso. Il sistema non sostituisce la telefonata: dice a chi va fatta.
- Giorno 3 — Si chiude. Prima di confermare, il sistema dice che cosa resta aperto: una checklist a metà, un’ordinanza non ancora revocata. Poi il fascicolo di chiusura: fasi, atti, diario, risorse, persone assistite, punti di situazione, in un PDF unico con la sua impronta.
- Giorno 10 — Arrivano le richieste di rimborso Art. 39. Non c’è niente da ricostruire: i moduli e gli attestati numerati per i datori di lavoro escono dalle presenze già registrate. Quello che prima erano tre serate, adesso è mezz’ora.
La proposta: nessun costo, nessuna installazione
Ospito io il sistema. Voi ricevete l’indirizzo e le credenziali, e da quel momento avete la vostra sala operativa. Non serve un server, non serve un tecnico, non serve comprare niente.
- Mezz’ora in videochiamata. Vi mostro un’attivazione dall’inizio alla fine, con dati finti.
- Vi apro la sala. Credenziali e configurazione iniziale: ci vuole un giorno.
- Provatelo su qualcosa di piccolo. Un’esercitazione — ha un protocollo suo e non sporca il registro vero — o un’attivazione minore. Non su quella grossa: non si cambia strumento sotto pressione.
- Dopo un mese ci risentiamo. Mi dite cosa non va, e quello che non va lo sistemo.
Se un giorno volete andarvene. I dati sono vostri: ve li esporto integralmente, oppure vi installo il sistema su una macchina vostra e ve lo portate a casa. Lo dico adesso, non quando succede.
I due documenti
Scaricabili liberamente, senza lasciare l’email, e aggiornati alla versione 1.0.58. Se dovete portarli in consiglio direttivo, sono fatti per quello.
- Presentazione — breve: il problema, cosa fa, una giornata in sala, la proposta.
- Scheda dettagliata — modulo per modulo, com’è fatto, cosa non c’è ancora, domande frequenti.